育休から復帰して1年半が経とうとしています。
保育園の洗礼も、復帰後初めての大型プロジェクトもなんとか乗り越えた今、一番の願いは「毎日少しでも早く家に帰って子どもと過ごすこと」。
もちろん任された仕事は終わらせないといけないので、なんとか残業を減らしつつ、タスクを抱え込まずにいられるよう、日々試行錯誤の最中です。
今回はそんな私の日々の涙ぐましい努力についてまとめてみました。
周りの人はみんな夜遅くまで残業しているので、どちらかというと忙しい部署なんだろうと思います。
そんな同僚たちは独身だったり、奥様が専業主婦だったりするので、そもそも使える時間と体力には差があって。
そんな中でも同じように業務をこなしていかないといけないので、できる限りの工夫をして乗り切っていきたいです。
まだまだ改善の余地は多そうですが、現時点での取り組みについて書いてみます。
そもそも、なんでこんなに時間が足りないのか？
フルタイムで働いていて、週に何日か残業もできる環境なのに、やっぱり時間が全然足りません。
改めて原因を考えてみたのですが、たぶんこれ、というものがありました。
システム部門のお仕事で、じっくり集中して考える作業系タスクと、問い合わせが来たらすぐに応えないといけないという突発的なタスクがあって、この２つを並行して進める必要があるのですが、タスク同士の相性が非常に悪いんですよね。
朝から一気に資料作成を片付けよう！と計画していても、集中し始めたあたりで問い合わせのチャットが入り、急いで調べて回答して元のタスクに戻った時には、「あれ、何やっていたんだっけ？」となってしまい…。
とにかく割り込みが多い業務なので、うまく捌いていかないと何日経っても抱えているタスクが減らない、という状況に陥ってしまいます。
子どもが生まれる前は、夕方以降の問い合わせが減ったタイミングから自分の作業を開始していましたが、保育園のお迎えがある今はそうもいかず。
深夜残業もできなくはないものの限度があるので、日中にも頑張って作業を進められるようにしたい！というのが育休復帰後の課題でした。
とりあえず、タスクはすべてOutlookに集約するように
タスク管理の第一歩として、育休復帰後はタスクを全てOutlookに集約するようにしてみました。
マルチタスクが求められる業務で「覚えておこう」と気を付けても絶対に何か忘れてしまうので、とにかく何か一言登録しておくことで、やり忘れを防いでいます。
重要な締め切りも、対面で依頼されたことも、メール返信しなきゃ、という個人的なメモも全て同等にOutlookの予定表に終日の予定として登録します。
Excel表を作ってみたり、タスク管理に特化したツールを使ってみたこともあるのですが、わざわざ開くのが億劫になってしまって。
Outlookはいつも必ず開いているし、日に何度も参照するので、結局このやり方に落ち着きました。
また、予定を色分けすることで視認性を上げています。
- デフォルトの水色：通常タスクやすぐ終わるもの
- 黄色：重要なタスク
- 濃い青：相手待ちで自分ボールではないもの
- 緑：自分から連絡する必要があるもの
- 紫：調査等時間がかかるもの
- グレー：完了したもの
後述のタイムブロッキングの考え方にも関わってくるのですが、重要タスクは1日3つくらいまでに絞ることで、無理なく終わらせられるようにしています。
タスクを集めたら、先延ばしが見えてきた
Outlookにタスクを集約し、「今日はこれをやろう！」と決めてから見えてきたのが、タスクがどんどん滞留し、次の日へスライドしていっている現状でした。
これまでも体感では「なんだか締め切り通りに終わらないな」と感じてはいたものの、こんなにも予定と乖離が出ているとは思いませんでした。
タスクを管理し始めたことで計画通りに進まないストレスが余計に強くなり、タスク管理方法についてさらに真剣に考えたり、調べるようになりました。
そして、もっと上手にタスクを消化したい！と試行錯誤する中で知ったのが、タイムブロッキングという考え方でした。
タイムブロッキングとは、1日の時間を細かくブロック（時間枠）に分け、それぞれのブロックに特定のタスクや活動を割り当てて管理する時間管理手法です。
1日をなりゆき任せで過ごすのではなく、この時間はこれをやる！を予め計画しておくということだと理解しています。
私の場合、具体的には終日の予定として登録してあるタスクを、1日のスケジュールの空いている時間に当てはめていきます。
- すぐに終わるものは始業直後の30分に
- 頭を使うタスクは午前の集中力のある時間帯に
- 他の人への連絡事項は、午後の集中力が切れてくる時間に
…というような要領です。
もちろん割り込みタスクが入って計画通り進まないことは多いのですが、この時間にやるぞ！と覚悟を決めて取り掛かることで、先延ばしが減り、重要でないタスクを優先してしまうことも防げるのではと思っています。
また、当日やろうとして終わらず、締め切りをスライドする場合、必ず翌日の実施する時間帯まで決めてスケジュールをブロックするのが大事だそうです。
どんどんスライドするとそれが常態化してしまうので、そうなるのを防ぐためにもなるべく翌日早い時間に片付けるよう心掛けています。
割り込みに強くなりたくて、OneNoteを使ってみた
どれだけ1日の過ごし方を工夫しても、無くならないのが割り込みタスク。
元の作業に戻った時の「私、何やっていたんだっけ？」を減らすために、One Noteを使い始めてみました。
使い方としては、何か作業に取り掛かる前にはまず作業手順を書き出しておき、実際に作業する時に完了したものはグレーアウトしていきます。
こうすることでどこまでやったか分かりやすくなり、作業に取り掛かる時の面倒くささも軽減されました。
また、中途半端なところで作業を中断しないといけない時は、「再開メモ」をつけるようになりました。
OneNoteの新しいページに「再開メモ：日付時刻」を登録し、状況を簡単に記録しておくだけなのですが、これが結構便利だなと感じています。
例えば休み明けに途中から作業再開する時、「あ、ここで悩んで止まっていたんだった」とすぐに思い出して取り掛かることができたり。
深夜に残業して「もう眠いから無理！」と途中で切り上げる場合も、どこまで終わったかメモしておくことで翌朝シームレスに作業を続けられます。
ちょっとした手間でも効果が大きかったので、再開メモは今後の習慣にしていきたいと思います。
OneNoteはプロジェクトごとにセクションを分けたり、ページ間でリンクを貼ったりと他にも活用方法が沢山ありそうなので、色々試していきたいと思っています。
まとめ
子育て中で就業時間に制限のある中で、早く仕事を片付けて帰るために工夫していることを書き出してみました。
まだまだ試行錯誤の最中ですが、「日々のタスクを終わらせる」という点では一定の効果が出ていると感じています。
他にも「意識してやらないようにしている無駄なこと」や「そもそものタスクを減らすために心掛けていること」等があるので、次回はそちらについてもまとめてみたいと思います。
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